כחברה שאמונה על עבודה עם עסקים, אנשים, אנחנו רואים ומבינים, עד כמה חשוב כי המסמך אשר יוצא תחת ידכם יהיה ראוי ומותאם. כתיבת מסמך רשמי היא הבסיס ולא משנה למי מיועד המכתב, המייל, או ההודעה, צורתה ואופן הגשת המסמך, משמעותית ביותר לרושם שתשאירו. להלן, 10 טיפים חשובים בעניין.
- כותרת -בכתיבת מסמך רשמי שימו לב לכתוב את הכותרת עם "בולד" ושורה מתחת, בנוסף חשוב ביותר שגודל הגופן יהיה סביר. מצחיק מאוד לראות כותרת עצומה ליד מסמך רגיל. שימו לב שהשורה מתחת הינה מתחת למילים עצמם ולא ליד סימני הפיסוק.
- גופן – השתמשו בכתב יד David. אל תמציאו ותוסיפו גופן אחר, זהו הגופן הרשמי ביותר.
- רווחים – בדקו שאין לכם רווחים כפולים, איך עושים זאת? בקלות. לוחצים קונרטול+f, לוחצים פעמיים על רווח ולאחריו חיפוש ותקבלו בפניכם את כל הרווחים המיותרים שהוספתם לדף.
- יישור הכתב – יישרו את המסמך משני צדדיו. מסמך שאין בו יישור קו, נראה לא ראוי וחסר סדר.
- פסיקים ונקודות ומקף – הצמידו פסיקים ונקודות למילים, כך נדרש להיות וכך ראוי שיהיה. אסור שיהיה כתוב כך: דוגמא , או דוגמא . אלא דוגמא, דוגמא. בנוסף על המקף להיות ממוקדם באופן שאינו צמוד למילה. לדוגמא: שעה – ולא שעה-.
- רווח בין השורות – גם כאן, טוב שיהיה מרווח סביר בין השורות, הכלל הלא כתוב הינו רווח של 1.5.
- מלל מיותר – אל תוסיפו שטויות למסמך, סמיילי או תמונה מוזרה, תהיו נקיים וברורים.
- תאריך – נשמע ברור, לא? ובכן, תתפלאו, ראינו פעמים רבות מסמכים ללא תאריך. בכתיבת מסמך רשמי התאריך נדרש להופיע בצד שמאל של הדף, חשוב כמובן שהתאריך יהיה בלוח השנה הלועזי ואם מעוניינים בכך, גם העברי.
- רצף – אל תשתמשו בשום אותו או סימן באופן רצוף. לא סימן שאלה ובטח שלא סימן קריאה. תהיו קורקטיים וברורים.
- חתימה – עדיף מאוד להוסיף חתימה דיגטלית לכל מסמך שנכתב על ידיכם. דבר פשוט אך נקי.
